En vigtig del af en liveoptræden sker bag kulisserne. Sceneteknikerne, lyd-crewet, kostumedesigneren og mange andre roller skaber det, der sker på scenen, og giver stykket liv. I en salgsorganisation er der et sæt aktiviteter, der finder sted bag gardinet for at hjælpe salgsorganisationen med at køre effektivt, gnidningsfrit og samtidigt støtter virksomhedens strategier og mål. Uden sales operations kunne showet bestemt ikke “go on”.
Arbejdet fra sales ops går ofte ubemærket hen. Teamet ringer ikke med klokken efter at have lukket en aftale. De er hverken hvaljægere eller skaber populært marketingindhold. Men deres bestræbelser optimerer salgsprocessen, fjerner friktion og frigør sælgernes tid, så de kan gøre, hvad de gør bedst: oprette forbindelse til nye prospekter, booke møder og lande nye aftaler. Dit ops-team danner hele grundlaget for salg.
I denne artikel får du en introduktion til sales operations, og hvorfor det er en betydningsfuld funktion for din organisation.
Hvad er sales operations?
Sales operations henviser til den rolle, processer og aktiviteter, der understøtter og reducerer friktion i salgsprocessen, så sælgere bliver mere produktive og får succes.
Denne enhed har ansvaret for at analysere og optimere salgsprocessen ved hjælp af data, for at få strategisk indsigt, kunne vejlede om bedste praksis for træning og kende de teknologier, der driver ydeevnen.
I sidste ende skal sales operations gøre én ting: hjælpe sælgere med at lukke flere aftaler, hurtigere.
Indholdsfortegnelse
- Betydningen af sales operations
- Salgs operations vs. sales enablement
- Funktioner i sales operations-teamet
- Bedste praksis
- Konklusion
1. Betydningen af sales operations
Hvis en bestemt milliondollar-virksomhed siges at ligge i skæringspunktet mellem teknologi og humaniora, er sales ops-enheden et team i skæringspunktet mellem system, videnskab og bedste praksis. Sales ops udbygger datadrevne processer og workflows, der gør det lettere for sælgerne at få succes. Den omhyggelige udførelse af en salgsproces kan udgøre hele forskellen på om et salgsteam blomstrer eller synker.
En sales operations manager antager mange af de administrative og operationelle belastninger, der kræves for at drive en salgsorganisation. Da dagens salgsorganisation i stigende grad er afhængig af data og teknologi, skal der et rigtigt menneske til at organisere ”kaoset”. I mange virksomheder er det en selvfølge, at sales ops tager sig af administreringen af virksomhedens brug af teknologier, især CRM-systemet.
Aktiviteterne i sales ops involverer ikke direkte interaktioner mellem køber og sælger, men har en direkte indvirkning. Ved løbende at optimere salgsprocessen gennem data og værktøjer, sparer de sælgerne mere tid, så de kan fokusere udelukkende på at sælge, og udstyrer dem til at sælge så effektivt som muligt.
2. Sales operations kontra sales enablement
Sales operations og sales enablement arbejder hen imod det fælles mål: at forbedre ydeevne og salgsresultater. Begge udtryk bruges ofte om hinanden, men der er faktisk mange forskelle mellem de to.
Sales enablement er en nyere term i salgsordlisten, og henviser til processen inden for en salgsorganisation, der giver salgsteamet værktøjer, ressourcer og træner hvordan man lukker flere aftaler. En sales playbook er en af de mest almindelige og effektive ressourcer til salg.
I modsætning hertil fokuserer sales operations på aktiviteter på øverste niveau som eksempelvis strategi, rapportering, processer eller kvotestyring. Så mens sales enablement hjælper sælgerne på frontlinjen gennem læring og indhold, er sales ops mere fokuseret på at gøre selve processen mere effektiv gennem data, værktøjer og optimeret workflow.
Det er i bund og grund forskellige sider af samme mønt. Kort sagt er sales enablement en komponent i sales ops.
Fire kernefunktioner i sales ops-teamet
Sales ops handler om at optimere salgsprocessen for at skabe resultater og få virksomheden til at vokse. Denne enhed har til formål at støtte sælgere ved at påtage sig en række forskellige funktioner, der frigør sælgers tid, fjerner friktion og fremmer ydeevne.
Før i tiden var det primært tal-crunchernes opgave, men nu er sales ops også ansvarlige for at håndtere en række af aktiviteter og opgaver bag kulisserne. Her er de fire kernefunktioner, som dit sales ops-team har brug for, for at løbe effektivitet rundt og hjælpe sælgere med at lukke aftaler hurtigere.
1. Rapportering: Valg af key sales-metrikker (KPI’er)
Sales ops chefer elsker data. Talknusere af natur, der kan fortolke, manipulere og forklare al data, som salgsprocessen genererer. Sales ops overvåger en række key sales metrikker, der giver indsigt i, hvordan man forbedrer hit-rate, og hvordan man optimerer hele salgsprocessen. Metrikker, der almindeligvis bruges af mange sales ops-enheder, kan afsløre flaskehalse, nye tendenser og ineffektiviteter, der, hvis de rettes rettidigt, kan forbedre resultaterne af hele organisationen på lang sigt.
Sales ops følger ofte metrikker som pipeline-effektivitet, gennemsnitlig længde på salgscyklus eller responstid på leads, men uanset hvad de vælger at følge, skal disse metrikker altid informere strategien. For et SaaS-firma hjælper eksempelvis en høj win-rate ikke, hvis de alligevel ikke kan beholde deres kunder. For sales ops kan en forøget churn-rate være et rødt flag, der indikerer, at deres sælgere har brug for yderligere træning i, hvordan de finder og lukker aftaler med den rigtige køber eller forventningsafstemmer nye kunder bedre.
2. Sales enablement
Sælgere møder ofte usikkerhed. Det kan være budgetnedskæringer. Eller det kan være en køber med voldsomme indvendinger. Sales ops skal arbejde for at reducere denne usikkerhed og udruste sælgere med klare processer og rutiner, der gør det muligt for reps at udvikle sig og udmærke sig i deres job.
For at gøre dette, bygger sales ops grundlaget for salgsprocessen, fra styring af salgsteknologier til oprettelse af workflows og playbøger. Nogle andre opgaver inkluderer coaching og mentoring, værktøjstræning og håndhævelse af virksomhedens salgsmetode (sørg for, at repræsentanter overholder den).
3. Implementering og optimering af salgsprocessen
Hvis B2B var et videospil, ville sales ops skrive brugervejledningen. Sales ops-enheden skal opbygge, analysere og fintune salgsprocessen for at forbedre konverteringer, forkorte salgscyklusser og maksimere salg. Dette inkluderer ofte opbygning og vedligeholdelse af en sund salgspipeline.
Overvej et typisk sales ops-projekt. Som administratorer af CRMet og andre salgsværktøjer kan ops undersøge måder at eliminere tidskrævende opgaver, som eksempelvis at manuelt indtaste information i et CRM. Med regelmæssig automatiseret databerigelse kan et CRM integrere manglende virksomhedsdata, såsom firmografiske, teknologiske og signaldata til kontakterne i din database.
4. Strategi og planlægning
Takket være deres evner for dataanalyse har sales ops en vigtig rolle i fastlæggelsen af en salgsstrategi og fremtidige salgsmål. Teamet tager ofte en rådgivende rolle for salgschefen, da de kan fremlægge et stort billede af salgsprocessen.
Sales ops kan også arbejde med marketing for at finjustere brandbudskab og indhold. Et sådant samarbejde bygger bro over kløften mellem salg og marketing (hej, smarketing!) Og tjener begge teams inden for to nøgleområder: a) udvikling af en funnel-struktur og b) indholdsudvikling.
Sales operations: Bedste praksis
Teamstrukturen for en sales ops-enhed findes i alle former og farver. Mens sales ops er blevet en integreret del af salgsorganisationen, findes variationer alt efter struktur, rolle og implementering på tværs af virksomheder og brancher. Mindre virksomheder kan i mange tilfælde bare promovere en erfaren business development manager, hvor en stor organisation sandsynligvis er nødt til at oprette et team med tekniske specialister, sales effectiveness managers og en sales operations manager.
Uanset størrelse skal du følge nedenstående fremgangsmåder for at sikre, at din sales ops-enhed kører som en velsmurt maskine.
1. Bestem og forstå de relevante KPI'er
En god sales ops leder spiser tal til morgenmad. Heldigvis er der ingen mangel på sporbare målinger og KPI'er i salg. Udfordringen er dog at måle hvilke, der er mest meningsfulde for virksomheden.
Dashboardet for en sales ops-manager indeholder helhedsmålinger som eksempelvis gennemsnitlig kontraktværdi, salgscyklusser og hit-rate. Disse metrikker deles på tværs af organisationen, og er en vigtig del af, hvad salgsopgaver gør for at grave dybere ned i findetaljerne.
For eksempel. Salgsteamet kender deres hit-rate– men ved de hvilket stadie i salgsprocessen de mister de fleste af prospekterne? Og hvorfor? Salgsteamet ved også helt sikkert, hvor meget de solgte i sidste måned– men ved de fra hvilket indtægtssegment de mest lukrative kunder kommer fra? Her træder sales ops ind. De har kapaciteten til at have et overblik over hele salgsprocessen for at give svar på disse spørgsmål. Når dette først er forstået, er det muligt at finjustere og tune hele processen.
Vigtigt: Opdel tallene og undersøg dem med et forstørrelsesglas. Dyk dybt ned i din proces og teamets ydeevne for at identificere de områder, hvor de performer bedst, og de områder, der kan blive bedre.
2. Identificer tendenser, før de kommer ud af kontrol
Når du først har et detaljeret overblik over teamets ydeevne, vil du afdække de tendenser, der hjælper med at forstå problemer og flaskehalse i din salgsproces. Hvad forhindrer dine sælgere i at ramme kvoten? Konverteringsfrekvensen faldt i den sidste uge. Hvorfor?
Fordi de har et helhedsbillede af hele salgsprocessen, kan vellykket sales ops forudse tendenser tidligt nok, så de undgår alvorlige underpræstationer i salgsteamet.
Vigtigt: Hvis du ser noget, skal du sige det højt. Når du identificerer en tendens, skal du kommunikere tidligt, så I har muligheden for at handle.
3. Stop hurtigløsningerne
Salg er en tempofyldt verden, og ofte er der flere problemer end tid til at løse dem. At du stresser fra den ene opgave til den anden og implementerer hurtigløsninger giver ingen nytte og forværrer dine rutiner og proces. Alvorlig problemløsning degenererer hurtigt, hvis alle problemer løses halvt.
Kroniske hurtigløsninger bruger sales ops ressourcer. I stedet for hurtigløsninger skal du identificere det virkelige problem: hvor lækker salgsprocessen? Det er de bæredygtige, langsigtede rettelser, der eliminerer underliggende problemer, og har den største indflydelse på hele salgsteamets succes.
Vigtigt: Arbejd med at løse reelle problemer i stedet for at implementere huritgløsninger. Tab ikke fokus fra det, der virkelig bringer succes til salgsteamet og de aftaler, der ruller ind.
4. Påtag dig en rådgivende rolle for salgsdirektøren
Det er nødvendigt at en vellykket sales ops-enhed har et stærkt samarbejde mellem salgsdirektøren og sales ops-manageren. Sales ops agerer ofte "stabschef" og skal lære at tænke som en salgsdirektøren for at foreslå de løsninger, der hjælper salgsteamet med at implementere langsigtede rettelser.
5. Sørg for at din data er nøjagtig og opdateret
Arbejdet med sales ops udgør intet uden nøjagtig, frisk og pålidelig data. I mange organisationer fungerer sales ops som administrator af de fleste salgsværktøjer, inklusive CRM. Som et resultat skal du sørge for, at alle bruger CRM’et korrekt og indtaster alle relevante oplysninger. Opret klare regler og retningslinjer, så alle i virksomheden bruger CRM’et på samme måde.
Bare husk, at uanset hvad, så vil dataene i dit CRM henfalde med voldsom hastighed. Virksomheder er i konstant udvikling, og folk skifter job, hvilket gør dine data uaktuelle og unøjagtige. Enhver organisation, der arbejder med et CRM, ønsker at etablere aktiviteter for datarensning året rundt for at løse problemerne med henfald af data og åbne døren til nye datapunkter og dybere indsigt.
Konklusion
Ved at udnytte data, indsigt og teknologi er sales ops i dag en vigtigt del af salgsorganisationer af enhver størrelse. Disse afdelingers arbejde går stort set ubemærket hen i det daglige liv, men i det lange løb understøtter sales ops næsten alt, hvad salgsteamet foretager sig. Vil du sikre dig, at dine sælgere får mest muligt ud af sin tid? Sales ops er svaret på dette.
