Oman kokemukseni mukaan huippumyyjän erottaa satunnaisesta onnistujasta se, miten hän hallitsee oman ajankäyttönsä ja kalenterinsa. Useimmille myyntirooleille ominaista on yrittäjämäinen työnkuva, jossa myyjä työllistää itse itsenä ja pitää huolen, että kalenteri on täynnä. Toistuvasti tavoitteensa ylittävät myyjät käyttävät työaikansa fiksusti niihin asioihin, jotka luovat eniten arvoa asiakkaille. Lisäksi parhaat myyjät katsovat systemaattisesti tämänhetkistä myyntitavoitettaan pidemmälle ja pitävät huolta, että kauppa käy myös seuraavassa kvartaalissa. Jotta myyjä voi fokusoida aikansa arvoa luoviin kohtaamisiin asiakkaan kanssa, tulee hänen osata minimoida ja automatisoida kaikki muu.
Myyjän rutiinit
Myyjän arki täyttyy monista aktiviteeteista, jotka mahdollistavat arvoa luovat kohtaamiset asiakkaan kanssa: prospektointi, tapaamisten sopiminen, tapaamisiin valmistautuminen, ratkaisun suunnittelu, tarjousten laatiminen jne. Aktiivinen myyjä tukehduttaa kalenterinsa helposti aktiviteeteilla, jotka eivät suoraan luo arvoa asiakkaalle. Toimimalla näin myyjä tekee omasta kalenteristaan suurimman pullonkaulan myyntituloksien kasvattamiselle. Suositukseni on rakentaa systemaattiset rutiinit näiden tehtävien tehokkaaseen hoitamiseen.
Useimmille myyntirooleille ominaista on yrittäjämäinen työnkuva, jossa myyjä työllistää itse itsenä ja pitää huolen, että kalenteri on täynnä.
Ensimmäinen ohjeeni tehokkaiden rutiinien rakentamiseksi on minimoida multitaskaaminen. Kalenteroi rutiinit kuten prospektointi ja tapaamisten sopiminen. Näissä kalenterisloteissa keskity yhteen asiaan kerrallaan ja minimoi häiriöt: hiljennä mailit, sisäiset keskustelukanavat, facebookit ja whatsappit.
Oikean kokoisten kalenterislottien suunnittelussa auttaa, kun myyjä tuntee oman myyntiyhtälönsä luvut: kuinka monta prospektia / yhteydenottoa keskimäärin tarvitsen x-määrän tapaamisien sopimiseen, montako tapaamista minun tulee viikossa sopia jotta pääsen x-aikavälin myyntitavoitteeseeni nykyisellä hitratellani jne. (Jos myynnin matematiikka ja omat luvut eivät ole teema, josta olisit valmis keskustelemaan kenen kanssa tahansa jos sinut herätettäisiin keskellä yötä, tsekkaa myynnin matematiikan blogimme Osa 1 ja Osa 2)
Aktiivinen myyjä tukehduttaa kalenterinsa helposti aktiviteeteilla, jotka eivät suoraan luo arvoa asiakkaalle. Toimimalla näin myyjä tekee omasta kalenteristaan suurimman pullonkaulan myyntituloksien kasvattamiselle.
Varsinkin erityisen kiireisinä viikkoina teen to do -listan usein viikon alkuun sekä erikseen joka päivän päätteeksi seuraavalle päivälle, jotta tiedän, että sekä minä että asiakkaani saamme yhteisistä hetkistä mahdollisimman paljon irti. Jos huomaan, että seuraavasta päivästä on tulossa aikataulullisesti hyvin tiukka, voi olla paikallaan esim. hoitaa tapaamisiin valmistautuminen jo nyt ennen huomista.
Viikottain toistuviin aktiviteetteihin on hyvä kehittää tehokkaat rutiinit. Tapaamisiin valmistautumisen voi esimerkiksi hoitaa valmistelemalla checklistin, jonka läpikäymällä tiedän, että olen hyvin valmistautunut, eikä minun tarvitse tehdä enempää. Oma checklistini on:
- Vainun yrityskortti
- Asiakasyrityksen verkkosivut
- Osallistujien LinkedIn-profiilit
- Oma CRM-historiamme
Keskinkertainen myyjä saattaa käyttää kohtuuttoman paljon aikaa jokaisen tapaamisen valmisteluun ja netissä pyörimiseen tiedon keräämiseksi.
Oma kiireinen kalenteri kannattaa synkroinoida mahdollisimman tiiviisti usein vähintään yhtä kiireisen asiakkaan kalenterin kanssa. Kaikki sovitut seuraavat askeleet kannattaa lyödä jo etukäteen sekä omaan ETTÄ asiakkaan kalenteriin (next steps -soitot, päätöspuhelut jne.). Näin vältytään edestakaiselta soittelulta, joka voi kumuloituessa viedä yllättävänkin paljon aikaa viikosta.
Automatisoi kaikki, minkä voit
Parhaat myyntiorganiaatiot tekevät hyvää duunia siinä, että myyjän työnkuvasta minimoidaan kaikki, mikä ei edesauta häntä suoraan myymään enemmän. Monilla myyjillä menee kohtuuttoman paljon aikaa erityyppisissä sisäisissä palavereissa. Vaikka monien näiden funktio on viedä asiakkaalle tarjottavaa ratkaisua eteenpäin, käyttää myyjä näihin useissa yrityksissä turhan paljon aikaansa. Suhteellisen pienillä linjauksilla ja valtuutuksilla voitaisiin esim. tarjouslaskentaprosessia usein yksinkertaistaa ja päivittäisen rutiiniasiakaspalvelun määrää vähentää myyjän työajasta.
Organisaation linjauksiin yksittäisellä myyjällä ei aina ole vaikutusvaltaa, mutta sen sijaan omaa työtään voi usein kehittää fiksumpaan suuntaan automatisoimalla myyntiprosessin eri osia. Helppo tapa lähteä liikkeelle on tallentaa valmiit sapluunat moniin toistuviin sähköposteihin, joita räätälöi asiakaskohtaisesti. Esim. tapaamiskutsut ja tapaamismuistiot noudattavat usein tietyiltä osin samaa kaavaa – ei kannata yrittää keksiä pyörää uudelleen joka päivä.
Yhteisen kalenteriajan löytäminen asiakkaan kanssa voi myös joskus vaatia turhauttavan monta sähköpostia. Tähänkin on nykyään eri sovelluksia, esim. Meetingbird, Meetin.gs ja Calendly antavat asiakkaalle mahdollisuuden lyödä sinun kalenteriin suoraan teille molemmille sopivan tapaamisajan.
Prospektointi vie valtaosan myyjän työajasta mutta ei itsessään tuota arvoa suoraan asiakkaalle, joten sitä kannattaa automatisoida niin paljon kuin mahdollista.
Prospektointi eli potentiaalisten asiakkaiden tunnistaminen vie eri tutkimusten mukaan valtaosan myyjän työajasta, vaikka moni myyjä keskittyisi mieluummin itse myyntityöhön prospektoinnin ja taustatietojen tutkimisen sijaan. Me Vainulla olemme kehittäneet prospektointiohjelmiston, jonka avulla myyjät löytävät haluamansa yritykset haettiinpa yrityksiä sitten perustietojen, viimeaikaisten tapahtumien, käytössä olevien teknologioiden tai muiden profiloivien tietojen perusteella.
Vainu yhdistyy helposti CRM‑järjestelmiin, minkä ansiosta yritykset säästävät valtavasti aikaa kun nykyasiakkaat ja jo tunnistetut prospektit voidaan näppärästi suodattaa pois hakutuloksista. Vainu mahdollistaa passiivisten prospektoijien aktivoimisen, koska järjestelmä lähettää hälytyksiä esimerkiksi sähköpostiin mielenkiintoisen myyntimahdollisuuden löytyessä. Prospektointi itsessään ei tuota arvoa suoraan asiakkaalle, joten sitä kannattaa automatisoida niin paljon kuin mahdollista.
Etätapaamiset
Myyjä on ihmistyön ammattilainen. Fyysinen läsnäolo ja asiakkaiden tapaaminen on tänä päivänä yhtä tärkeää kuin ennenkin. Samalla on hyvä muistaa, että kasvokkain tapaaminen ei ole itseisarvoista ja monet palaverit voisi hyvin järjestää myös etätapaamistyökalujen (esim. Whereby, Zoom.us, GoToMeeting) avulla, varsinkin jos fyysiset välimatkat on pitkiä.
Monissa yrityksissä etätapaamiset ovat jopa suosituin tapaamismuoto niiden tehokkuuden vuoksi. Itse olen huomannut, että monet asiakkaat eivät edes odota myyjää paikan päälle vaan ehdottavat itse etätapaamista.
Kilometrikorvauksista palkkionsa rakentavien kaupparatsujen aika on Suomessakin ohi. Itseään kunnioittavat myynnin ammattilaiset miettivät asiakkaan ja arvonluonnin kannalta tehokkaimmat kanssakäynnin keinot. Silloin kun huippumyyjä liikkuu pidemmän matkan asiakkaan luokse, sopii hän mielellään pari muutakin tapaamista kyseiselle seudulle samaan ajankohtaan (ks. Myynnin maantiede -blogi)
Kalenterin hallinnasta työn kokonaiskuorman optimointiin
Parhaat myyjät ovat ahkeria. Jatkuviin huipputuloksiin pääseminen ei kuitenkaan onnistu myynnissä ilman tehokasta ajankäyttöä ja priorisoitua kalenterinhallintaa. Satunnaiselle onnistujalle on tyypillistä aktiivinen ajanjakso, jota seuraa hyvä myyntitulos, jonka jälkeen tulokset taas tippuvat koska aktiviteetteja ei ole osattu pitää yllä. Huippumyyjä on ammattilainen, joka hallitsee kalenteriaan ja käyttää aikansa tehokkaasti eniten arvoa luoviin asioihin samalla pitäen huolta omasta jaksamisestaan ja työn kokonaiskuormituksesta.
