Ben jij één van die sales reps die slechts 30% van de tijd echt bezig is met sales? En ben je de rest van je dag kwijt aan administratieve taken die makkelijk geautomatiseerd hadden kunnen worden? Of geef je leiding aan een team sales-reps die uren en uren kwijt zijn aan het bijhouden van activiteiten in het CRM systeem en het zoeken van sales materiaal. Dan is dit artikel voor jou.
Het werk van een sales professional is -verrassend genoeg- verkopen. Hier volgt een complete gids over hoe je in elke stap van het sales proces herhalende taken kan automatiseren met behulp van sales tools en software en sales intelligence.
Newsflash: door minder tijd uit te geven aan herhalende taken die ook geautomatiseerd kunnen worden, kan je meer tijd spenderen aan de daadwerkelijke sales zelf.
Automatiseer sales prospecting
Met een dynamische bedrijvendatabase zoals Vainu, kun je kenmerken invoeren die bedrijven filtert die het meest veelbelovend zijn gebaseerd op algemene bedrijfsinformatie en informatie uit open data. Door het gebruiken van een lead generation tool kan je een custom notificatie instellen in Slack, mails, of in-app notificaties. Je weet dan precies wanneer een nieuw bedrijf matcht met de beschrijving van één van de bedrijven in jouw ideale klantprofiel.
Met andere woorden, je ontvangt een gekwalificeerde lijst met prospects zonder dat je daar een vinger voor hoeft uit te steken.
2. Stroomlijn je leadverrijking.
Kennis is macht. Informatie over de bedrijfsgrootte, de sector en de oplossingen van jouw prospect, evenals hun verantwoordelijkheden, de aanwezigheid op sociale media, de huidige leveranciers, etc. kunnen je helpen om met succes contact op te zetten.
Met een leadgeneratie tool als Vainu ontvang je zonder een vinger uit te hoeven steken een actuele lijst van prospects.
Vainu's web-indexerings technologie scant elke dag door talloze gegevens en categoriseert deze ongeordende gegevens in gemakkelijk te begrijpen insights die op elke bedrijfskaart in onze software worden gepresenteerd. Een up-to-date, uitgebreid profiel van je prospect is slechts een paar klikken verwijderd.
Dankzij de CRM integraties met platforms als Salesforce Sales Cloud, Pipedrive and HubSpot kun je ook de basisgegevens van een bedrijf binnen enkele seconden vanuit Vainu naar je CRM importeren of je CRM-gegevens gebruiken tijdens het sales prospecting proces.
3. Zeg nee tegen het handmatig invoeren van data in je CRM
Het is de 21ste eeuw. Je bent een pannekoek als je nog steeds je contacten met de hand aan het updaten bent. Zorg dat je met marketing software workflows opzet en zo automatisch activiteiten laat initieren voor leads die aan bepaalde criteria voldoen. Het is erg makkelijk om bijvoorbeeld alle leads te definiëren die hebben gevraagd om een demo van jouw tool als "gekwalificeerd" te zien, terwijl dat niet altijd hoeft te zijn.
Maak je gebruik van meerdere tools en software, integreer deze met je CRM. En kijk eens naar Zapier, een tool die je apps naadloos met elkaar verbindt, als er geen native integratie beschikbaar is.
4. Maak gebruik van e-mail automatisering
Typ je nog steeds de standaardzinnen uit die je vaak naar prospects stuurt of kopieer en plak je berichten? Dat is niet meer nodig. Stel in plaats daarvan een paar e-mails op die je regelmatig verstuurt en sla ze op als sjablonen.
Personaliseer niet meer dan 30 tot 50 procent van je acquisitie mail. Vanaf dit punt heeft personalisatie een afnemend rendement volgens een HubSpot studie.
5. Een bewaarplek voor je salesmaterialen
Volgens Hubspot besteden sales reps ook ongeveer 30% van hun tijd aan het vinden of creëren van content om naar prospects te sturen. Zorg ervoor dat jouw organisatie een centrale bewaarplek heeft, bijvoorbeeld een gedeelde Google Drive-map, waar je je content opslaat. Dit maakt het makkelijker om de belangrijkste salescolleteral up-to-date te houden. Bovendien bespaart het salesmensen voor en na elke interactie met een prospect tijd als je content zich bevindt op een gemakkelijk toegankelijke plaats
Naarmate je contentbibliotheek groeit, wil je misschien een meer robuuste oplossing voor document tracking gaan gebruiken om gedetailleerde analyses en inzichten te krijgen over met welke content je prospects op welk moment in contact komen. Bekijk Gigatrak of Fluix.
6. Meetings plannen
Het plannen van een salesmeeting via e-mail kan net zoiets zijn als een tennis rally. Je stuurt een voorstel naar je prospect die antwoordt met een andere voorgestelde tijd voor een meeting, dan moet je weer reageren met een nieuwe tijd en ga zo maar door. Dit is niet alleen tijdrovend en vervelend, maar kan ook het momentum in je verkoopproces doden.
Gebruik een tool voor het plannen van meetings zoals ScheduleOnce, Calendly, Time Trade of Calendar. Deze tools geven je prospect direct toegang tot je agenda en stellen hen in staat om de meeting te plannen op elk vrij moment. Voeg de aangepaste planning links toe aan je e-mail sjablonen en handtekeningen. Veel tools bieden gratis proefversies aan, zodat je gemakkelijk aan de slag kunt.
7. Analyseer salesgesprekken met artificial intelligence
Een nieuw belletje plegen of een eerder gesprek beoordelen? Als je de keuze hebt ga je waarschijnlijk altijd voor het eerste alternatief, zelfs als je weet dat zelfreflectie belangrijk is om je sales techniek te kunnen verbeteren.
Technologie voor salesgesprekken helpt je snel te zien welke onderwerpen je in een gesprek hebt behandeld, welke concurrenten je hebt genoemd en met het tracken van de spreek-en-luister ratio.
Gelukkig hebben we tegenwoordig genoeg AI-technologie die het grootste deel van het zelfreflectie werk voor je kunnen doen. Platforms als Gong en Chorus achterhalen de belangrijkste onderdelen uit je gesprek en geven AI-gedreven inzichten over het gesprek. Technologie voor salesgesprekken helpt je snel te zien welke onderwerpen je in een gesprek hebt behandeld, welke concurrenten je hebt genoemd en met het tracken van de spreek-en-luister ratio.
8. Deal management automatiseren
De gemiddelde salesafdeling besteedt één uur aan de CRM-administratie voor elke twee uur die hij of zij aan de sales besteedt. Het automatiseren van deal gerelateerde activiteiten is een no-brainer; er zijn genoeg tools die jouw gesprekken, meetings en e-mails voor je bijhouden. Kijk eens naar de workflow-automatisering in je CRM.
9. Contracten en documenten
Steeds meer contracten en voorstellen worden digitaal verstuurd. Tools die oplossingen bieden voor e-signing, zoals Signable, SignRequest en GetAccept bieden tal van interessante analyse functies en mogelijkheden die de conversie van je offertes kunnen helpen verbeteren. Zo kun je bijvoorbeeld zien wanneer een contract geopend wordt door je prospect of je kan een workflow opzetten waarbij je na redelijke tijd na het verzenden van je offerte een vriendelijke herinnering opstuurt. Lees deze blog om alles te leren over e-signing en wat het kan doen voor je sales.
Je kan elke offerte of prijsopgave zelf opstellen en de relevante gegevens over je prospect kopiëren en plakken uit e-mails, notities en CRM. Laat dat voortaan gewoon zitten. Er zijn slimme tools zoals PandaDoc die deze basis bedrijfsinformatie voor je kunnen invullen.
Als een echt, levend persoon voeg je een essentieel en onvervangbaar element van menselijkheid toe aan sales.
Zou je teveel kunnen automatiseren?
Als een echt, levend persoon voeg je een essentieel en onvervangbaar element van menselijkheid toe aan sales. Bij een te geautomatiseerd sales proces wordt het moeilijk om je aanbod te differentiëren van je concurrenten
Een goede vuistregel is dat alle administratieve taken makkelijk geautomatiseerd kunnen worden, terwijl je de menselijke interactie in het contact met potentiële of bestaande klanten zeker wilt bewaren.
