Een stevige handdruk staat symbool voor het succesvol beëindigen van een lang salesproces met veel face to face afspraken. Er is een goede relatie ontstaan tussen de sales manager en de prospect. Misschien ontstaat er zelfs een vriendschap.
Jammer maar helaas. Deze manier van B2B sales wordt steeds zeldzamer. Technologische ontwikkelingen hebben ervoor gezorgd dat we vaker deals closen op afstand, met online meetings, video calls en e-signing tools om de klus te klaren. Zelfs complexe zes-cijferige deals met tientallen stakeholders kunnen worden afgehandeld met partijen die zich op duizenden kilometers afstand van elkaar bevinden.
Er kunnen allerlei redenen zijn waarom je misschien niet in staat bent om je sales face to face toe te passen. Misschien bedien je een wereldwijde markt of moet je teams op afstand aansturen. Welke reden dan ook, elke sales rep kan met de juiste tools het sales proces met succes doorlopen.
Deze post gaat in op de ingrediënten van B2B sales op afstand: zowel technologie/tools als processen worden besproken. Alles wat je nodig hebt om succesvol te zijn op afstand.
Hoe doe ik effectieve sales op afstand?
Algemene uitrusting
Fysieke ruimte om je heen
Het maakt niet uit of je in een chique kantoor in de hipste wijk van de stad werkt, of dat je deel uitmaakt van een thuiswerk ploeg, je zult een comfortabele en gezonde werkplek moeten opbouwen. Een sushi-chef en een dagelijkse stoelmassage gaan misschien wat te ver, maar goed voor jezelf zorgen zal zichzelf terugbetalen.
Dat betekent ten eerste een opgeruimde werkplek, het liefst apart van je slaapplaats en woonkamer. Hiermee zorg je dat je werk/privé gescheiden kunt houden. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk dat je een goede stoel en bureau setting hebt. Dit lijkt allemaal vanzelfsprekend, maar zeker in sales zijn energie en health nummer 1 om deals te kunnen closen. Niemand koopt graag van een grijze zak aardappelen, toch?!
Daarnaast is het belangrijk, met name voor je prospects die aan de andere kant van de lijn hangen, dat je werkplek rustig en stil is. Geen andere mensen in de ruimte (achtergrond in beeld) of pratende familieleden (of nog erger: Starbucks rumoer..). Het leidt af.
Tools en technologie
Tot zover hebben we het over de fysieke ruimte gehad. De tweede stap is je sales technologie. De meeste tools zul je echter sowieso nodig hebben of goed kunnen gebruiken, ongeacht of je op afstand of op een ‘echt’ kantoor werkt. Slimme sales doen vergt het gebruik van technologie. Tenminste… als je het jezelf makkelijk wilt maken.
En er is gelukkig geen tekort van tools in de markt -hier is een lijst met de beste 100 sales tools. Technologie is de drijvende kracht achter moderne sales en het helpt salesmedewerkers efficiënt te werk te gaan. Zo is er ook technologie die salesmensen helpt te begrijpen welke prospects er allemaal zijn en op welk moment zij benaderd moeten worden. Dat heet in sjieke woorden: reageren op buyer intent of koopsignalen.
Sales tools bestaan uit onder andere customer relationship management (CRM), sales intelligence, sales acceleration, sales gamification, sales analytics, videoconferencing, e-signing, account-based marketing, marketing automation en customer service software. Onder deze categorieën zijn videoconference- en e-signing software essentieel voor het effectief uitvoeren van B2B-sales op afstand.
Hieronder vind je de tools die we bij Vainu gebruiken:
- Zoom, voor video meetings.
- GetAccept, voor digitale handtekeningen.
- Slack, voor interne communicatie.
- Notion, voor samenwerking op het werk.
- Google Drive, voor het organiseren van al onze documenten en presentaties.
- Planhat, voor customer succes.
- HubSpot
- Pipedrive als CRM.
- Vainu, voor prospecting en leadgeneratie.
Naast deze high end tech zijn er ook ook een paar basisvereisten:
- Een goede internet verbinding. Niemand houdt van onderbroken (ongemakkelijke) gesprekken
- Een telefoon met head-set om makkelijk mee te kunnen bellen
- Een laptop of computer met camera en microfoon
- Een nette outfit, anytime. Zorgt voor meer zelfvertrouwen, overtuigingskracht en je staat niet voor verassingen als iemand je spontaan facetime’t.
Key takeaway: Zorg voor een nette omgeving en de juiste middelen om succesvol aan de slag te gaan. Een goed bureau, goed licht, een comfortabele stoel in een rustige ruimte. Daarnaast heb je de juiste tools nodig: telefoon, head set, een computer, en ten minste een CRM. Oh ja. Internet is ook erg handig! ;)
Commitment aan teamwork
Externe teams vragen om nieuwe samenwerking skills. Als je collega’s alleen persoonlijk ontmoet tijdens een jaarlijkse sales kick-off, is het opbouwen van een bedrijfscultuur en het versterken van het teamwerk ongetwijfeld een uitdaging. Om op een hoog niveau te kunnen presteren, moeten mensen die in teams op afstand werken leren samenwerken en op verschillende manieren communiceren.
Creëer routines om samenwerking te stimuleren. Je kunt bijvoorbeeld de dag beginnen met een korte briefing, al is dit in een online meeting. Boek regelmatig sessies om kennis en succesverhalen te delen. Chats en e-mails kunnen leiden tot misverstanden en verwarring, dus kies ervoor om de telefoon op te nemen en regelmatiger met je teamgenoot te bellen dan wat je normaal zou doen.
Bij Vainu delen we elke ochtend onze highlights van de dag ervoor en verwachtingen voor dezelfde dag. Daarnaast gebruiken we Slack voor chat (waar we ook een #good-vibes kanaal hebben) en hebben we (optionele) lunches in de agenda geblokt waar iedereen in het bedrijf aan kan deelnemen.
Key takeaway: Overcommuniceren. Als je thuis werkt loop je elkaar niet tegen het lijf bij de koffieautomaat om even te kletsen. Daarom wordt communicatie de sleutel. Schrijf, chat, en bel veel meer dan wat je natuurlijke neiging zou zijn.
2. Outreach
Prospecting
Prospecting is de eerste stap van het sales proces wat het minst beïnvloed wordt door werken op afstand. Ongeacht de locatie, moet je in sales van prospecten een dagelijkse gewoonte maken. Alleen wanneer prospecting routine is, kunnen salesmensen een gezonde pijplijn in stand houden met een constante stroom van prospects.
Als je op afstand werkt is je planning waarschijnlijk flexibeler, wat maakt dat je rustig de tijd kunt nemen om betere prospects te vinden om te targeten wanneer het je uitkomt. Vergeet niet dat prospecting altijd een prioriteit is en deel uitmaakt van je routine. Om inkomende leads te beheren, boek je een regelmatige videocall met je marketingteam.
Een goed opgeruimd CRM en solide interne processen maken prospecten veel gemakkelijker. Het invoeren van actuele en betrouwbare bedrijfsgegevens in je CRM (dataverrijkingsproces) is hiervoor essentieel. Vooral voor teams die op afstand van elkaar werken: houd je CRM tip top in orde zodat je collega’s precies kunnen zien wat de status is van een deal of klant.
Key takeaway: Noteer in dit stadium al het noodzakelijke in je CRM. Op deze manier worden alle essentiële inzichten doorgegeven aan de volgende medewerker die aan de deal werkt of aan het klantteam wanneer de prospect klant wordt.
De verbinding
In onze ‘altijd online’ wereld is het vanzelfsprekend dat je een prospect kunt e-mailen of bellen vanaf elke plek ter wereld. Echter, wanneer je contact opneemt, zorg er dan voor dat je een rustige plek bent met een solide verbinding - neem geen risico dat de verbinding verbreekt.
Ondanks de locatie zorg je altijd voor dat je je pitch perfectioneert en een data-gedreven reden hebt om contact op te nemen.
Key takeaway: Voor managers en sales directors kan het geven van feedback op telefoongesprekken een uitdaging zijn als hun vertegenwoordigers verspreid zijn. Het is belangrijk dat ze zich inzetten om nog steeds feedback te geven, vooral met de meer junior teamleden. Als je software hebt om de gesprekken op te nemen, geweldig! Zo niet, regel dan regelmatig trainingssessies met oefengesprekken.
3. Meetings
Technologie maakt communicatie over de hele wereld gemakkelijker en toch gaat er niets boven een persoonlijk gesprek. Zonder lichaamstaal of de mogelijkheid om een vergadering uit te breiden naar after-work drinks, moeten salesmensen in een online meeting uitblinken om succesvol te zijn in het doen van B2B-sales op afstand.
Het geheim? Oefening, geduld en voorbereiding. En daar een hoop van.
1. Kies een tool voor videoconferentie (en leer deze te gebruiken)
Dit is een no brainer. We hebben hierboven al geschreven dat videoconferentietools deel moeten uitmaken van je sales technologie stack. Sommige van deze tools zijn zo eenvoudig als het drukken op een knop en andere hebben veel te veel functies. Wat de tool van jouw voorkeur ook is, neem wat tijd om het te leren kennen. Je moet met een gerust hart met de tool kunnen werken wanneer het demo-effect zich voordoet - en dat zal ook gebeuren. Technologie drempels kunnen elke vergadering verpesten. Pro tip: test en zorg ervoor dat alles werkt wanneer de software wordt geüpdatet.
Doe je huiswerk. Tijdens een virtuele vergadering zal het mompelen en aarzelen veel duidelijker zijn.
2. Bereid je goed voor op de meeting
Onvoorbereid een afspraak binnenstappen is de ergste fout die je in sales kan maken. Met zelfverzekerde lichaamstaal en een flinke dosis charme kan een doorgewinterde sales vertegenwoordiger improviseren en zijn onvoorbereidheid verbergen. Tijdens een virtuele vergadering zal het mompelen en aarzelen echter veel duidelijker zijn.
Doe voor elke vergadering je huiswerk en onderzoek de prospect en het bedrijf. Aan de ene kant. Hoe meer je weet, hoe professioneler je wordt gezien. Aan de andere kant, als je de behoeften en de situatie van je prospect kent, zul je meer gericht en relevant zijn en dit is wat kopers verwachten. Vergeet niet dat er tegenwoordig met geïnformeerde kopers geen plaats is voor standaard pitches. Is er de laatste tijd veel veranderd bij het bedrijf? Zijn er nieuwe medewerkers aangenomen? Welke technologie gebruiken ze? Zitten ze in een groeifase? Pro tip: sales intelligence tools geven waardevolle aanwijzingen over een bedrijf zonder dat je ontelbare uren op het internet hoeft door te brengen. Extra pro tip: Vainu for CRM brengt deze informatie direct naar jouw CRM.
Zoek ten slotte zo veel mogelijk uit over wie er aan de vergadering deelneemt. Wat is hun rol? Maken ze deel uit van het besluitvormingsproces?
3. Breek het ijs, creëer een gemoedelijke sfeer.
Wanneer je een prospect op kantoor bezoekt zijn er veel mogelijkheden om op te warmen en het ijs te breken. Misschien geven ze een korte rondleiding door hun kantoor. Of je kletst bij de koffie. Voordat je ter zake komt, heb je een paar minuten de tijd om elkaar te leren kennen. Tijdens die paar minuten krijg je misschien zelfs nieuwe inzichten in de behoeften en uitdagingen van het bedrijf.
Die mogelijkheden bieden online meetings niet. Ze zijn meestal strak gepland en de klok tikt door. Voor het grootste deel mist een online meeting de sociale codes van face-to-face-afspraken. Begroetingen en introducties gaan snel, de agenda loopt door. Zet je camera aan om een meer persoonlijkere sfeer te creëren (en moedig je andere deelnemers aan om hem ook te gebruiken). Praat over de wedstrijd van gisteren, vertel een persoonlijke anekdote of maak een grapje. En nog belangrijker, vergeet nooit een voorstelronde te doen zodat alle deelnemers de kans krijgen zich te presenteren. Je doel is om het gesprek meer open en levendig te maken.
4. Bereid uitstekend presentatiemateriaal voor
Het is het tijdperk van presentaties. Je scherm delen wordt een onmisbaar onderdeel van een online afspraak en zelfs tijdens videoconferenties is de kans groot dat de deelnemers meer naar de dia's kijken dan naar jouw uitdrukking voor de camera. Je raadt het al. Je hebt een fantastische presentatie nodig. Gebruik inhoud die visuele indruk maakt, gooi er een grappige GIF bij om de aandacht van je publiek vast te houden. Pro tip: laat je Marketingteam de presentatie ontwerpen. Zij zijn de experts. Extra pro tip: Blijf bij je merk.
Verkoop je software en moet je een demo draaien? Oefenen, oefenen en oefenen. Doe je demo op basis van het sale playbook van je bedrijf. Wees beknopt en laat alleen de functies zien die betrekking hebben op de pijnpunten van jouw prospect.
Biedt je een dienst aan? Toon dia's met bewezen resultaten, zoals citaten van tevreden klanten, of een uittreksel van een rapport dat je schreef na een succesvol project.
5. Vragen stellen, vragen beantwoorden
Onze concentratieboog wordt steeds korter—gemiddeld behouden we 8 seconden aandacht. Tijdens een online meeting is het zelfs erger. Niemand zal het merken als de deelnemers hun favoriete nieuwsfeed doorbladeren. Tijdens een online gesprek is het zaak de volledige aandacht van je prospects te trekken en ervoor te zorgen dat de koper begrijpt wat je te bieden hebt.
Houd de deelnemers bezig door vragen te stellen. Spreek ze aan met hun voornaam om hun aandacht te trekken en het gesprek persoonlijk te maken. Door vragen te stellen krijg je ook de kans om je prospects beter te begrijpen. Bijvoorbeeld: "Emma, gebruikt jouw team de X-tool?"
Vergeet niet dat de vergadering over hen gaat, niet over jou. Je bent er om te helpen, niet om te verkopen. Laat de hele presentatie vragen toe. Dit houdt niet alleen de deelnemers bezig, maar geeft je ook de mogelijkheid om extra informatie te verzamelen die later in het salesproces zeer waardevol kan worden.
6. Zorg voor een duidelijke vervolgstap
Het gesprek is voorbij. Je sluit je laptop en zet je koptelefoon weg. Wat nu?
Je moet het antwoord weten voordat je ophangt. Elke meeting moet worden afgesloten met een duidelijke lijst met actiepunten. Maak duidelijk wat erna gebeurt. Als je het eens bent over een toekomstig gesprek, plan het dan nu al! Als je vindt dat het bedrijf geen goede match is en je niet volgens hun verwachtingen kunt leveren, zeg het dan!
De sleutel tot perfecte opvolging is het op de hoogte blijven van wat er gebeurd bij jouw prospectbedrijf.
4. Afsluiten
Opvolging
Gevuld met onzekerheden is de vervolgfase altijd moeilijk. Misschien ben je wel positief en met extase uit de vergadering gestapt over de kansen die je hebt om de deal te sluiten. Dit garandeert natuurlijk niet altijd dat jouw prospects hetzelfde gevoel hebben. Een persoonlijk gesprek kan een veel betere indicatie geven van wat een prospect in gedachten heeft, maar een virtueel gesprek niet zozeer.
Hoe vaak moet ik in contact blijven? Ben ik te veel aan het pushen? Voor een succesvolle follow-up is een goed getimede aanpak nodig die voortbouwt op het momentum dat tijdens de vergadering ontstaan is. De sleutel is om op de hoogte te blijven van wat er bij het prospect bedrijf gebeurt. En daarvoor is het volgen van trigger events een zeer eenvoudige strategie. Een trigger geeft je een goede reden en invalshoek om contact te zoeken. Met een sales intelligence tool in jouw arsenaal, wordt je op de hoogte gebracht van deze gebeurtenissen als ze zich voordoen.
Ondertekenen
Net als het streamen van muziek in vergelijking met het afspelen van een plaat, is het gebruik van een elektronische handtekening niet zo plechtig als het ondertekenen van een stuk ruw wit papier met een vulpen. Het doet wat het moet. Elektronische handtekeningen verhogen de contract snelheid, verhogen de veiligheid en verlagen de transactiekosten. Lees deze blog om alles te leren over e-signing en wat het kan doen voor je sales.
Pro tip: Als je klant nog niet eerder een e-handtekening heeft geplaatst, plan dan een gesprek in met je prospect om samen het contract en het platform door te nemen.
5. Evaluatie
Op afstand of niet, een salesproces eindigt pas als je evalueert wat goed en fout is gegaan. Net als bij prospectie moet evaluatie deel uitmaken van uw routine zodat je kunt itereren en verbeteren. Ga na en meet elke klantinteractie die je hebt, en schrijf alles op in je CRM ofeen spreadsheet zoals deze.
Om te onthouden:
- Meet alles: je kunt dit Sales Activity Tracking Spreadsheet downloaden voor hulp.
- Wees systematisch: Streef naar een bepaalde activiteit waar je aan vasthoudt om te voorkomen dat je faalt.
- Vraag om feedback en deel kennis: Communiceer regelmatig met het team en neem deel aan interne trainingen.
Rapporteren
Rapportage speelt een essentiële rol in het dagelijks management van elke salesorganisatie. Wanneer teams op afstand werken, moeten jouw rapportages diepgaand zijn zodat iedereen op elk moment begrijpt waar het bedrijf naartoe gaat. Frequente en transparante rapportage zal dienen als effectieve communicatie en het team bijeenbrengen rond gemeenschappelijke doelen; teamleden kunnen zelf fysiek van elkaar verwijderd zijn.
Als je de juiste technische ondersteuning voor sales hebt ingebouwd, vormen je CRM en de talloze functies daarvan nu de ruggengraat van jouw verkoopproces. Als gevolg daarvan ontvangt jouw CRM gegevens uit veel verschillende bronnen en fungeert het als een rapportagetool. Het is daarom van groot belang dat jouw CRM-gegevens goed georganiseerd en up-to-date zijn, zodat je snel nauwkeurige rapporten kunt genereren en snel kunt handelen voordat het salesproces ontspoort. Naast de informatie die ze leveren, bevatten veel sales intelligence tools ook controlemogelijkheden die je in staat stellen om de resultaten van je verkoopinspanningen te zien en je team naar betere resultaten te leiden.
Conclusie
Succesvol zijn in B2B-sales op afstand is een vaardigheid die evenveel oefening vereist als zijn face-to-face tegenhanger. Het goede nieuws is dat de meeste van je bestaande verkoopskills zullen worden overgedragen en dat je met behulp van moderne verkooptools niet alleen functioneel zult zijn, maar ook zult groeien in een korte periode. Bovendien heeft het zijn eigen voordelen: een groter bereik, minder tijd nodig voor het reizen en meer mogelijkheden voor een gezonde balans tussen werk en privéleven.
Wees er zeker van dat werken op afstand niet betekent dat je alles alleen doet. Salesmensen of mensen in het algemeen zijn afhankelijk van sociale interactie, niet alleen van hun prospects, maar ook van de onderlinge teamspirit. Plan voortdurend gesprekken met je teamgenoten, overcommuniceer waar je mee bezig bent en zorg ervoor dat je nog steeds aan het sparren bent en leert van je collega's. Balans is de sleutel, en met de juiste routines geniet je net zo goed van sales op afstand als van het alternatief.
