In 3 stappen je CRM integreren met bedrijfsinformatie

CRM-systemen (Customer Relationship Management systemen) zijn onmisbaar voor grote én kleine bedrijven. Met hun talloze mogelijkheden helpen ze bedrijven het hele salesproces van A tot Z te meten en verbeteren. Hierdoor vormen CRM’s steeds vaker het fundament van elke sales én klantgedreven organisatie.

CRM-systemen kunnen eindeloos worden geoptimaliseerd met allerlei plugins, tools en databases. Zo kan je jouw CRM naadloos laten aansluiten op de behoeftes van jouw organisatie.

Dus, vandaag op de agenda:

• Wat is een CRM-integratie?
• Je huidige data controleren op schoonheidsfoutjes
• Een goede basis creëren
• CRM integreren met andere tools en systemen

Let's go!

📌 TL;DR: Download deze checklist voor een op en top presterend CRM.

Wat houdt een CRM-integratie in?

Een CRM-integratie is een naadloze connectie tussen je CRM-software en applicaties van derden. De integratie verhoogt de productiviteit van je software, omdat het diens functies automatiseert en uitbreidt. Hierdoor wordt informatie gecentraliseerd en hoef je niet meer tussen verschillende systemen te schakelen of verschillende systemen bij te houden. Er zijn twee soorten integraties: een two-way en een one-way integratie. Voor sommige systemen is een two-way integratie ideaal: het betekent dat de informatie in beide systemen automatisch wordt bijgehouden. Een one-way integratie stuurt enkel informatie, maar kan geen informatie terug ontvangen en verwerken. Mocht je naar integraties kijken, zorg dan altijd dat je weet of een integratie one-way of two-way is.

Wat kan een CRM-integratie opleveren?

Het grote voordeel van CRM-integratie is eigenlijk heel simpel: het maakt je werk vele malen makkelijker. Dit komt doordat de integraties onderling met elkaar communiceren, waardoor alle essentiële functies van het salesteam zich op één plek bevinden. Hierdoor functioneert het CRM-platform als een centrale hub voor e-mailmarketing, customer support, documentenbeheer en nog veel meer.

CRM-systemen beperken zich allang niet meer tot alleen het beheren van klantrelaties. De CRM’s van nu zijn uitgegroeid tot complexe systemen die zijn voorzien van talloze functies. Ze helpen bedrijven en salesmensen bij het meten en optimaliseren van hun volledige sales proces en klantcontact, en zorgen ervoor dat de bedrijfsontwikkelingen worden gecentraliseerd en gestroomlijnd.

Voorbeelden van integraties zijn marketing automation platformen, analytics tools, maar ook sales enablement tools en sales intelligence tools, zoals Vainu met haar bedrijfsinformatie software. Er zijn dus vele integraties en (sales) tools. maar laten we eerst even ingaan op de integratie die wij het beste kennen: het integreren van een een sales intelligence platform met je CRM.

Een sales intelligence tool integreren in je CRM-platform

Je hebt een sales-intelligence tool gevonden die je wilt laten integreren met je CRM-platform. Good for you! Maar hoe integreer je dit zonder je bestaande systemen te benadelen? De eerste stap is door de staat van je huidige CRM-database na te lopen.

Stap 1: Controleer je bestaande data

In je CRM-systeem wordt continu nieuwe informatie verzameld over zakelijke prospects en huidige klanten. Zo groeit je database elke keer dat een salespersoon nieuwe informatie toevoegt of een prospect een formulier op je website invult. Je kan jezelf afvragen of al deze extra informatie ook daadwerkelijk de inzichten biedt die je nodig hebt. En ook niet onbelangrijk: is de informatie wel up-to-date?

De data in je CRM kan, mits goed geoptimaliseerd en georganiseerd, een groot verschil maken voor je verkoop- en klantresultaten. Maar, om alles eruit te kunnen halen, is het belangrijk dat je eerst de bestaande data in je CRM strak trekt. Pas daarna kun je hem aanvullen en externe databronnen gebruiken om écht een verschil te maken in je sales en marketingactiviteiten, zoals bij het datagedreven prospecten, geautomatiseerd kwalificeren van binnenkomende leads, en andere slimme toepassingen van bedrijfsinformatie voor een datagedreven salesproces.

Bekijk als eerste even deze mini checklist voor het controleren van je bestaande data:

• Nauwkeurig - Is je data accuraat?
• Compleet - Heb je zakelijke ID’s voor elk bedrijf? En beschik je over alle benodigde informatie voor al je klantprofielen?
• Consistent - Is je woordgebruik consistent in je accounts?
• Uniek - Heb je geen dubbele vermeldingen voor bedrijven en/of contacten?
• Actueel - zijn je gegevens up-to-date?

Stap 2: Het creëren van een goede basis

Ben je al lichtelijk overweldigd door de staat waarin je bestaande data zich verkeert? Geloof me; dat is niks om je zorgen om te maken. Veel bedrijven kampen met hetzelfde probleem. Uit onderzoek blijkt dat jaarlijks zo’n dertig procent van de bedrijfsinformatie verouderd raakt. Het oplossen van inconsistenties en duplicaten hoort dus gewoon bij het integratieproces.

Nu je weet wat zich in je database afspeelt, is het tijd voor een grote schoonmaak. Tijdens zo’n data opschoningsproces wordt alle onnauwkeurige informatie uit je database gedetecteerd en verwijderd. Hierdoor creëer je ruimte voor de extra datapunten en rijkere inzichten die de integratie zal opleveren.

De tijd die je stopt in het verkrijgen van de juiste gegevens in je CRM, betaalt zich direct uit in toegang tot waardevolle, realtime bedrijfsinformatie. Dit proces kan je overigens ook uitbesteden en/of voor een groot deel geautomatiseerd laten uitvoeren. Je kunt dit het beste uitzoeken met een CRM-adviseur of data-expert van Vainu, en bespreken wat het project zou betekenen voor jouw database.

Selecteer de datapunten die je toe wil voegen

Het uiteindelijke doel van de integratie is het toevoegen van bedrijfsinformatie aan alle contacten in je database. Hierdoor krijg je een completer profiel van elk contact in je CRM, en kan je jouw lead- en account scoring modellen verbeteren. Ook kan je hierdoor de juiste gesprekspunten vinden voor elke klantinteractie.

Als je gebruik maakt van een bedrijfsinformatie platform zoals Vainu, wordt de bedrijfsinformatie automatisch, real-time op de achtergrond bijgewerkt. Zo kun je er zeker van zijn dat je op de hoogte blijft van wijzigingen die in je accounts plaatsvinden. Telkens wanneer een van je contacten een nieuwe technologie implementeert, van kantoor verandert of een nieuwe CEO aanstelt, wordt de informatie toegevoegd aan het juiste account in je CRM. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen bedrijfsinformatie eenmalig aan te schaffen, alleen loop je hiermee wel het risico verouderde gegevens in je systemen te laden of snel tegen veroudering aan te lopen doordat de informatie niet automatisch wordt bijgehouden

Enfin, we gaan de datapunten selecteren die we willen toevoegen. Bijvoorbeeld:

• Business IDs;
• Firmographic datapunten zoals grootte, locatie, industrie en omzetgegevens;
• Technographic datapunten zoals technologieën en informatie op de website.

Stap 3: Integratie met andere tools en systemen

Als je tevreden bent over de datapunten in je CRM-systeem, en de integratie met een sales-intelligence platform actief is, is het tijd om andere tools uit je softwarepakket te verbinden. Wanneer alle sales- en marketing systemen goed samenwerken, hebben je teams op elk gewenst moment een compleet beeld van de buyers lifecycle, van bezoeker tot klant.

Een technologie als marketing automation stelt vast hoe je websitebezoekers omgaan met je content. Bijvoorbeeld of ze je nieuwste e-book hebben gedownload of hoe vaak ze de nieuwsbrief hebben geopend. Dit soort gedragsgegevens zijn ontzettend waardevol, maar de inzichten ervan zijn niet compleet zonder de contextuele informatie die je contactendatabase in je CRM kan bieden.

Door het CRM te verbinden met marketing automation kan je:

• Inkomende leads verrijken met relevante bedrijfsinformatie;
• Online formulieren verkorten;
• Leads doorsturen naar de juiste salespersonen.

Zoals je begrijpt is een integratie met je marketing automation super waardevol. Meer hierover lees je in deze blog over het boosten van je marketing automation software met bedrijfsinformatie.

Waar bedrijfsinformatie je nog meer bij kan helpen

Uitgebreide databases met externe, real-time, bedrijfsinformatie kun je uitbreiden naar platforms voor customer succes, waardoor je onboarding- als renewal workflows automatiseren op basis van ontwikkelingen bij alle accounts in je portfolio.

Ook kan je met een integratie het onderhoud van je CRM-database op de automatische piloot zetten, en kan je alle relevante informatie laten selecteren zodat je precies weet met wie, waarover en wanneer je contact moet opnemen.

Over Vainu

Vainu biedt real-time bedrijfsinformatie (maar dat had je vast al door) en integreert met CRM's zoals HubSpot, Salesforce, MS Dynamics en Pipedrive, en voegt bedrijfsinformatie automatisch toe aan je database. Zo ervaar je alle voordelen van sales intelligence tools, zonder te wisselen tussen systemen of webbrowsers. Alles werkt in één centrale hub: jouw CRM.

Download deze checklist om alle ins en outs te bekijken van een goed presterende CRM.

Laatste tips

Zorg dat je bij het plannen van de verschillende integraties met je CRM goed oplet wat ze betekenen voor de data die je CRM reeds huisvest. Je wilt natuurlijk niet dat jouw zuurverdiende data ineens verdwenen is.

Daarnaast is het slim om samen met je sales en marketing collega’s een brainstorm te organiseren over de mogelijkheden van een ideaal CRM. Hoe ziet dat er voor jouw organisatie uit? Wat willen jullie commercieel bereiken de komende jaren en welke rol gaat jullie CRM hierin spelen? Nadat je antwoord hebt gegeven op deze vragen kun je gaan kijken wat voor integraties slim zijn voor de groeidoelen van jouw bedrijf.

Hulp nodig? Neem even contact met ons op via de chat rechtsonder in het scherm. Succes!