Bij Vainu denken we dat het belangrijk is om alle fases van het salesproces. Door de (digitale) bezem door je salesproces te halen, bestendig je jezelf voor de toekomst en maak je tijd en ruimte vrij om je te focussen op wat echt belangrijk is: het inhoudelijke contact met de klant en de klantervaring zelf.
Daarom wordt er in deze blog ingegaan op de laatste stap in de sales funnel: het tekenen van een overeenkomst. Maar moet dat nog steeds op papier of zijn er slimmere manieren? Het antwoord vind je bij e-signing. Lees verder voor het hoe en wat en de voordelen van elektronische handtekeningen.
Digitale, elektronische handtekeningen en de mogelijkheid digitaal tot een (legally viable) samenwerking te komen is, zeker in deze tijden, van levensbelang.
Dit artikel legt je uit wat het precies is en wat het voordeel is van digitaal ten opzichte van handgeschreven. Ook gaan we in op hoe je ermee kunt starten, hoe het zit met de rechtsgeldigheid en, heel praktisch, wat de beste partijen zijn om mee samen te werken.
TL;DR: download het e-book met 100+ belangrijkste sales tools van 2020 in 10 handige categorieën om de snelweg naar jouw tech stack te nemen.
Wat zijn digitale handtekeningen?
Een digitale of elektronische handtekening is - simpel gezegd - een digitale variant van een handgeschreven handtekening. Het is een overeenkomst die wordt bevestigd aan de hand van digitale middelen; van ingescande handtekeningen tot aan handtekeningen met de meest ultieme beveiliging.
Je kunt een elektronisch contract in verschillende vormen versturen, zoals een PDF, Excel en/of Word bestand. Upload het document of de map op een platform naar keuze, en geef aan waar de handtekening moet komen. Om de klantervaring zo soepel mogelijk te laten verlopen, bieden veel e-signing providers de mogelijkheid aan om meerdere veldtypes te te voegen, zoals datum- en tekstvelden.
Maar waarom zou je kiezen voor de digitale versie in plaats van van de handgeschreven, traditionele variant?
Handgeschreven versus digitale handtekeningen
Dit jaar hebben veel bedrijven kunnen merken dat fysieke meetings en werkdagen niet altijd noodzakelijk zijn. Dit geldt ook voor het ondertekenen van documenten, want niet elke ondertekening hoeft fysiek plaats te vinden. De digitale handtekening biedt daarom uitkomst.
Digitale handtekeningen maken het algehele salesproces efficiënter en effectiever, waardoor een deal sneller wordt gesloten. Doordat het digitale proces uit minder stappen bestaat, kan er ook minder weerstand optreden en wordt de klantervaring verbeterd. Zo bestaat de handgeschreven handtekening uit vijf stappen (openen, uitprinten, ondertekenen, scannen en mailen), tegenover de drie stappen bij een digitale handtekening (openen, tekenen en mailen).
Goed, je weet nu wat een digitale handtekening is, hoe je ermee kunt starten en wat de voordelen zijn ten opzichte van de ‘ouderwetse variant’. Maar hoe weet je wanneer het ondertekende document ook echt rechtsgeldig is?
De rechtsgeldigheid van digitale handtekeningen
Elektronische handtekeningen zijn volgens Artikel 3:15a van het Nederland wetboek rechtsgeldig zolang ze aan bepaalde standaarden voldoen. In 2018 is de Europese wetgeving van kracht gegaan omtrent elektronische handtekeningen, de eIDAS, deze wet is leidend.
Volgens De eIDAS (electronic IDentification Authentication and trust Services) moet een document aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De partijen moeten zijn geïdentificeerd;
- Het document dient een hoog vertrouwensniveau te hebben;
- Er moet een bewijs van echtheid zijn waaruit kan worden opgemaakt dat het document niet op een later tijdstip is bewerkt.
Enkel het inscannen van een document geldt dus niet als voldoende bewijs voor ondertekening. Dit komt doordat het moeilijk is te achterhalen of het document (later) is aangepast of zelfs door iemand anders is ondertekend.
De meeste e-signing providers - we vertellen je later in dit artikel welke - voldoen wel aan de eerder genoemde eisen. Zo zijn al hun pagina’s encrypted om een hoog vertrouwensniveau te creëren, worden de ondertekenende partijen geïdentificeerd en worden er extra documenten meegeleverd om de echtheid van het document te bewijzen.
De verschillende soorten handtekeningen
De eIDAS heeft een onderscheid gemaakt tussen drie verschillende handtekeningen:
1️⃣ Standaard elektronische handtekening
Dit is de meest simpele vorm van ondertekenen. Als jouw e-signing provider de standaard elektronische handtekening gebruikt, is het verstandig om na te gaan hoe zij aan de eIDAS voorwaarden voldoen. Dit vermelden ze altijd op hun website en is makkelijk te vinden.
2️⃣ Geavanceerde elektronische handtekening
E-signing providers die deze vorm aanbieden werken met een PKI (Public Key Identifier) waarmee je jezelf kan identificeren, bijvoorbeeld middels je DigiD. Dit maakt het ondertekenen een stuk veiliger dan met de standaard elektronische handtekening.
3️⃣ Gekwalificeerde elektronische handtekening
Dit is de meeste veilige vorm van ondertekenen. Door middel van een TTP (Trusted Third Party), wordt aangegeven dat jij de persoon bent wie je zegt te zijn. Een TTP is bijvoorbeeld een USB-stick of een smartcard waarmee je in een beveiligde omgeving kan komen om te ondertekenen.
De 6 beste e-signing providers
Enthousiast geraakt over digitale handtekeningen? Wij helpen je nog een handje verder op weg door de beste e-signing partijen te verzamelen. Bekijk per provider hieronder welk platform het beste bij jouw bedrijf past.
| Naam | Proef-periode | Type handtekening | Voldoet aan eIDAS standaard | Goedkoopste plan | Duurste plan |
| Signable | Ja | Standaard | Ja | €0,00 Pay As You Go |
€235,00 p.m. |
| Docusign | Ja | Geavanceerd | Ja | €14,00 p.m. | €57,00 p.m. |
| Stiply | Ja | Standaard & Geavanceerd | Ja | €25,00 p.m. | €35,00 p.m. |
| GetAccept | Ja | Voldoet aan ESIGN. De Amerikaanse wetgeving | Ja | $25,00 p.m. | $60,00 p.m. |
| Ondertekenen.nl | Ja | Geavanceerde en gekwalificeerde | Ja | €9,00 p.m. | €54,00 p.m. |
| SignRequest | Ja | Geavanceerd | Ja | €0,00 Gratis abonnement | €15,00 p.m. |
Signable
Signable is marktleider op het gebied van elektronische handtekeningen in het Verenigd Koninkrijk en is sinds kort actief op de Nederlandse markt. Signable biedt als een van de weinige een ‘Pay As You Go’ abonnementsvorm aan, wat betekent dat je alleen betaalt als je ook daadwerkelijk elektronische handtekeningen gebruikt. Andere voordelen van Signable zijn dat je een ongelimiteerd aantal gebruikers per account kunt toevoegen en dat de API al vanaf het kleinste maandelijkse abonnement gratis is te gebruiken. Een kleine kanttekening: het live support is in het Engels en ze accepteren alleen credit card betalingen.
Past het beste bij:
De recruitment en HR-branche. Dankzij Signable’s flexibele abonnementen kun je makkelijk schakelen naar wat jouw bedrijf nodig heeft aan handtekeningen, ongeacht hoe groot je team is. Daarnaast kan de ondertekenaar ook een tutorial volgen tijdens het tekenen, waardoor de sign rate enorm wordt verhoogd bij klanten die niet bekend zijn met deze manier van onderteken.
Docusign
DocuSign is de wereldspeler als het gaat om elektronische handtekeningen. Ze zijn actief van Amerika tot aan Azië, en met hun 500.000 actieve gebruikers in 180 verschillende landen heeft deze partij de grootste naamsbekendheid. DocuSign werkt met geavanceerde handtekeningen die voldoen aan de eIDAS, ESIGN en UETA-wetgeving. Een voordeel van DocuSign is dat het veel integraties aanbiedt in hun platform, zoals integraties met Google, Salesforce en SAP. Helaas biedt deze partij (nog) geen uitgebreide ondersteuning aan in het Nederlands.
Past het beste bij:
De multinational. Omdat Docusign wereldwijd de grootste speler is, is het voor multinationals het meest logisch om hier gebruik van te maken. De voordelen zitten ‘m vooral in de vele verschillende vertalingen, waardoor bedrijven van alle nationaliteiten terecht kunnen voor eventuele vragen en/of problemen.
Stiply
Het Nederlandse ‘Stiply’ werkt samen met meer dan 400 klanten, en biedt zowel standaard- als geavanceerde handtekeningen aan. Doordat Stiply samenwerkt met verschillende banken, zoals ABN AMRO, Rabobank en SNS, kun je ook incassomachtigingen verkrijgen. Een ander voordeel van Stiply is dat het volledig in het Nederlands is, van de website tot aan support. Daarnaast kun je Stiply in je CMS-systeem integreren, en biedt het het bedrijf ook custom integraties aan. Hier zijn uiteraard extra kosten aan verbonden.
Past het beste bij:
De zorg en kinderopvang. In deze vakgebieden zijn regelmatig handtekeningen nodig, voor bijvoorbeeld ontvangstbevestigingen of het aanmelden van een kind bij een kinderopvang.
Getaccept
Getaccept is een Amerikaanse/Zweedse partij die zich richt op de sales niche. Het biedt integraties aan met systemen als Vainu, Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Stripe, LinkedIn Sales Manager etc. Voordelen van Getaccept zijn dat het dankzij de sterke focus op sales, ook andere relevante integraties en features aanbiedt, zoals de mogelijkheid om video's aan het contract toe te voegen en het zeer uitgebreide contract management systeem. Helaas heeft GetAccept momenteel geen Nederlandse website en/of support.
Past het beste bij:
Sales! De gehele tool van Getaccept zit bomvol met specifieke sales applicaties. Van de zeer uitgebreide tool die je documenten en contracten tot in de puntjes kan opmaken, tot de geautomatiseerde reminder die je cliënten krijgen. Voor salesmensen is Getaccept een aanrader.
Ondertekenen.nl
De tweede Nederlandse partij in het rijtje is Ondertekenen.nl. Deze partij onderscheidt zichzelf op een unieke manier: ze zijn een van de weinige die gekwalificeerde handtekeningen aanbieden op hun platform. Dit doen zij door bijvoorbeeld een paspoort check. Een ander voordeel van Onderteken.nl is dat het onderdeel is van Signhost (een internationale e-signing partij). Doordat Signhost actief is in veel verschillende landen, is hun support in meerdere talen beschikbaar.
Past het beste bij:
Overheidsinstanties, advocatenbureau’s & financiële instanties. Als veiligheid voor jouw organisatie bovenaan staat, dan is Ondertekenen.nl jouw provider.
SignRequest
Als hekkensluiter hebben we SignRequest. SignRequest is een laagdrempelige handtekeningen provider en dat merk je al op de home page. Op de homepage kan je namelijk direct een document toevoegen en verzenden om te ondertekenen.
Een van de voordelen is het grote aantal integratiemogelijkheden met onder andere Google, Salesforce en Zapier. Met Zapier kun je SignRequest zelfs aan meer dan 2.000 programma’s koppelen. Verder is SignRequest scherp geprijsd, zo is het goedkoopste account (tien handtekeningen per maand) gratis.
Past het beste bij:
De freelancer. Door de hoge gebruiksvriendelijkheid en het gratis abonnement, is SignRequest zeer geschikt voor freelancers die zo nu en dan een document moeten versturen.
Het integreren van een sign oplossing in het salesproces
Oké! Je hebt een idee van een oplossing voor jouw salesproces. Heel goed!
Digitale handtekeningen zijn natuurlijk maar een onderdeel van een salesproces: de rest mag ook geoptimaliseerd worden. Zo kun je bijvoorbeeld slimmer of zelfs geautomatiseerd prospecten, met marketing automation een stuk van je klantcontact opzetten of automatiseren, je CRM systeem automatisch laten bijwerken en allerlei andere, handige en slimme hacks.
Download ons Sales Playbook Template om jouw salesproces van A tot Z vorm te geven.
