Grote kans dat je dagelijks gebruik maakt van tools zoals Microsoft Teams, Slack of e-mail. Probeer je nu eens voor te stellen dat deze tools als volgt zouden werken: telkens wanneer je nieuwe items binnenkrijgt, moet je eerst ALLE berichten - dus ook de al eerder geopende - downloaden en tussen deze berichten handmatig zoeken naar nieuwe items.
Niet te doen, toch?!
Eigenlijk niet, maar in de praktijk is dit toch nog wat veel mensen doen als ze willen zien wat er is veranderd in hun CRM data.
Tot nog niet eens zo lang geleden, namen bedrijven stagiaires, junior analisten en dataonderzoekers aan om hun CRM data up-to-date te houden en te vertalen naar praktische analyses. Deze werkwijze resulteert in een constante stroom van bestanden heen en weer sturen tussen systemen en mensen. Oftewel: het tijdperk van FTP-servers. Het was geen eenvoudig proces, maar het stelde dataonderzoekers wel in staat veranderingen in elk datapunt op te sporen. Voor sales mensen essentieel, want deze veranderingen kunnen leiden tot nieuwe sales kansen.
Inmiddels weten we wel beter. Nu bestaat er een makkelijkere en efficiëntere manier om wijzigingen in je CRM bij te houden. Eentje zonder bestanden te exporteren, importeren en handmatig te analyseren.
Hoe we dit doen? Met real-time bedrijfsinformatie. Bedrijven verzamelen namelijk een enorme hoeveelheid data over hun klanten en prospects. Logisch, want bedrijfsinformatie vormt de basis voor de strategie. Het helpt bedrijven om datagedreven te zijn én hun prestaties te verbeteren. Toch is niet elk datapunt even belangrijk voor elk bedrijf. Laten we eens een voorbeeld bekijken.
Bedrijfsinformatie vormt de basis voor de strategie. Het helpt bedrijven om datagedreven te zijn én hun prestaties te verbeteren. Toch is niet elk datapunt even belangrijk voor elk bedrijf.
Denk aan een private equitity bedrijf of corporate finance boutique. Analisten bij bedrijven als deze werken de klok rond om de laatste jaarrekeningen van hun shortlist en portefeuille bedrijven te bestuderen. Ze willen de historische trends begrijpen, wat hen in staat stelt unieke, financiële KPI's voor hun doelgroepen te creëren. Als gevolg daarvan zullen sommige bedrijven meten aan de hand van de ‘Rule of 40’ (de omzetgroei + winstmarge van een bedrijf = 40% of >40%).
Een handige regel, maar vooral nuttig voor de software-industrie en minder relevant voor andere bedrijven. Om echt datagedreven te zijn heeft elk bedrijf zijn eigen magische getallen, gebaseerd op de datapunten die voor hen van belang zijn.
Data omzetten in actie
Zodra een bedrijf heeft besloten wat de belangrijkste datapunten zijn, is het al een stuk eenvoudiger om op basis van deze informatie actie te ondernemen. Wil je weten welke van je prospects een bepaalde omzetdrempel haalt? Dat is heel eenvoudig. Definieer je eigen magische getallen, zet de ruwe financiële data in een spreadsheet, vul automatisch je KPI-formules in, en controleer regelmatig de prospects die aan jouw gekozen drempel voldoen.
Deze opzet werkt, maar wanneer je duizenden potentiële klanten en meerdere datapunten hebt, heb je een hoger niveau van automatisering nodig.
Datawijzigingen bijhouden
Bij Vainu weten we hoe belangrijk financiële data zijn voor B2B sales. Daarom hebben we in de loop der jaren een unieke methode ontwikkeld om financiële data te verzamelen. Eerst worden via een innovatief OCR-proces (Optical Character Recognition) data uit financiële overzichten in PDF-formaat gehaald. Vervolgens valideert een team van lokale data-onderzoekers de gegevens en vult zo nodig lege plekken in. Dit proces zet ruwe data om in bruikbare inzichten. Vervolgens moesten we een manier vinden om gebruikers op de hoogte te brengen van relevante datawijzigingen.
Voorheen gebeurde dit door een volledig bestand naar de FTP-server van de klant te sturen. Deze methode werkt, maar is traag en maakt het moeilijk voor de eindgebruiker om werkelijke wijzigingen in de data te detecteren. Een groot probleem, want hoe kunnen sales mensen reageren op trigger events als ze deze niet eens kunnen waarnemen in hun CRM-data?!
Workflow Triggers
Notificaties van trigger events hebben dus geen waarde als sales mensen er niet naar handelen. Daarom willen we gebruikers een slimme actie laten aanmaken in een bestemming naar hun keuze (CRM, Google Sheets, Slack, noem maar op).
Tegelijkertijd willen we klanten ook een slimme actie laten creëren in hun gewenste bestemming, zoals CRM, Google Sheets, Slack, enzovoort. Wanneer een bedrijf de 'regel van 40%' (of 30%, of 50%, of 27.255%) haalt, moet de gebruiker automatisch de actie kunnen aanmaken die hij of zij wil. Dit kan van alles zijn: een taak aanmaken in HubSpot CRM, een nieuwe rij toevoegen in Google Sheets, het wijzigingslogboek naar HubSpot API sturen, of wat het meest logisch is voor hun eigen proces. Het resultaat is dat een datawijziging een directe impact zal hebben op het sales proces. We noemen deze functie Workflow Triggers.
Track elke verandering in elk data punt
Financiële data zijn van cruciaal belang voor het gros van de sales organisaties. Maar ook andere datapunten zouden relevant kunnen zijn voor dit type bedrijf. Maar omdat het voor ons onmogelijk zou zijn om alle mogelijke use cases vooraf te bouwen, gebruiken we Workflow Triggers. Hiermee kunnen we elke verandering in elk datapunt opsporen en bijna in real-time leveren. Met duizenden datapunten in Vainu's database, voor sales- en marketingteams, zijn de mogelijkheden eindeloos. Zo wil partij A weten wanneer een bedrijf begint met lead capture formulieren op zijn website, en wil partij B weten wanneer een bedrijf een nieuwe CEO benoemt. Partij C wil juist weer gewaarschuwd worden zodra een bedrijf een nieuwe milieunorm toevoegt aan zijn webpagina over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Genoeg opties dus.
De limiet is je eigen creativiteit. Veranderingen in data brengen sales mensen en marketeers vooruit, zodat ze relevante campagnes kunnen lanceren en hun doelgroep kunnen bereiken wanneer de tijd rijp is.
Triggers zijn je onderscheidend vermogen
De meeste sales- en marketingleiders zitten al tientallen jaren met hetzelfde dilemma: kwantiteit versus kwaliteit. Met workflow triggers kunnen we een cruciale stap zetten naar iets wat we personalisatie op schaal noemen. Zo kunnen sales- en marketingteams eindelijk gepersonaliseerde acties creëren op basis van dataveranderingen op schaal.
Klaar om zelf te reageren op veranderingen in je data? Wij kunnen je helpen! Vraag hier een demo aan.
