Visst är det mycket lättare att komma in i fredagskänslan på kontoret när du har nått ditt mötesbokarmål för veckan? För som vi alla vet, men många vägrar erkänna: Ju fler (kvalificerade) möten du har i din kalender, desto större sannolikhet har du att nå din säljbudget.
92 procent av all kontakt med prospekt sker idag över telefon. Samtidigt finns det idag fler företag än någonsin tidigare. Detta betyder att det finns fler säljare, fler produkter och fler erbjudanden som konkurrerar om samma uppmärksamhet. Vilket i sin tur innebär att du som säljare behöver vara mer skicklig redan i mötesbokarsamtalet.
I denna blogg kommer vi gå in på djupet på just mötesbokning. Vi kommer att gå igenom de olika stegen inom mötesbokning samt ge tre konkreta tips på hur du kan bemästra processen.
📕Tips: I denna blogg går vi igenom 7 vanliga misstag vid kalla samtal, som du vill undvika 2021.
Vad innebär mötesbokning?
Mötesbokning är precis vad det låter som: processen där du identifierar och når ut till företag inom din idealkundsprofil i syfte att generera nya möten. Målet med dessa möten är att starta en ny säljprocess som förr eller senare ska resultera i ett signerat avtal. Historiskt sett har mötesbokning framförallt skett över telefon från person till person, men idag sker mötesbokningen i flera olika kanaler. Verktyg som möjliggör kontakt i större skala, oftast över mejl, blir vanligare och vanligare.
Varför spelar mötesbokning roll?
Mötesbokning är och kommer nog alltid vara en fundamental grundsten inom B2B-försäljning. Utan ett möte blir det (i stort sätt) aldrig en affär och en säljorganisation utan affärer är som arbetsdag utan kaffe - det håller inte i längden. Det är därför viktigt att du som säljare har en kalender som är full med tillräckligt många möten för att ge dig själv alla förutsättningar att nå dina mål, men se också till att fyll dem med rätt möten. Det vill säga med företag som stämmer överens med er idealkundsprofil. Ta kontroll över din egen säljprocess och lyft luren, helst varje dag. Att boka möten behöver vara en systematisk och prioriterad vana.
Det finns de som säger att det tar cirka åtta samtal innan du når ett prospekt. Därefter behöver du oftast ta emot ett par nej innan du får ett ja. Ibland kan det kännas som att mötesbokningen sker lite slumpmässigt och det kan vara lätt att tappa tålamodet. Men traditionellt sett har mötesbokning alltid varit ett sifferspel: X samtal med Y hit rate ger Z antal möten. Med denna information kan du enkelt räkna ut hur mycket du behöver ringa för att boka tillräckligt många möten. Du kan såklart också ringa färre samtal, men med bättre hit rate. Men hur ökar man sin hit rate? Bättre prospekt och bakgrundsarbete såklart!
Traditionellt sett har mötesbokning alltid varit ett sifferspel: X samtal med Y hit rate ger Z antal möten.
Jobbar ditt säljteam fortfarande med listor? Dessa statiska listor (ofta i excel-format), där företag presenteras från A till Ö, brukar generellt bidra till en låg hit rate, då prospekten inte nödvändigtvis är särskilt passande för ert erbjudande. En sådan lista blir snabbt utdaterad och eftersom de är statiska riskerar ni att missa viktiga triggers, dvs. relevanta företagsförändringar kopplade till dessa företag.
Ni uppfattas som mindre seriösa om ni exempelvis ringer och försöker boka med ett inaktivt företag, ett företag som har flyttat sin verksamhet eller en beslutsfattare som har lämnat företaget. Uppdatera er databas och titta på fler datapunkter för att hålla koll på vad som händer just nu i företaget. På så vis kan du vässa din pitch och ha en mer värdefull konversation med ditt prospekt. Berikad företagsinformation hjälper dig även att hitta bättre matchningar när ni prospekterar, både i och utanför CRM-systemet.
6 grundläggande steg inom mötesbokning
1. Prospektering
Prospektering är vanligtvis det första steget i säljprocessen och går ut på att leta efter företag inom er idealkundsprofil, det vill säga de prospekt som är den bästa matchen för er produkt eller tjänst. Du kan ytterligare optimera din prospekteringsprocess genom att därefter rangordna dina prospekt utifrån triggers för att veta vilka du bör kontakta först. Ifall du arbetar på ett rekryteringsbolag kan du exempelvis titta på vilka företag som öppnar nytt kontor, tar in investering eller investerar i ett ATS (application tracking system). Vill du lära dig mer om just prospektering så spana in vår guide nedanför (klicka på bilden 👇).
2. Hitta kontaktuppgifter till rätt person på företaget
När du hittat rätt företag är det dags att ta reda på vem du ska pitcha för. Det vore hemskt olyckligt om du efter all denna förberedelse på måfå väljer en person i företaget att pitcha för som inte alls har tid eller som inte är rätt person för att ta beslut. LinkedIn Sales Navigator är ett verktyg som många säljare använder för att identifiera rätt personer på bolaget de precis prospekterat fram. Att hitta direktnummer kan sedan vara lite klurigt eftersom informationen inte alltid är publik. Ibland kan man ringa direkt till växeln och be om en hänvisning till personen i fråga, eller kontakta personen direkt på LinkedIn.
3. Förbered en säljpitch
Säljmanus, säljpitch, pitch, kärt barn har många namn. Det finns inte bara många olika namn utan också många olika tips för hur du ska lyckas med din pitch. Det tål att upprepas hur viktigt det är att ha en anledning till varför du ringer och att inte ringa kalla samtal med ett statiskt manus. Syftet och erbjudandet bör alltid vara anpassat efter prospektets situation. Använd tillgänglig företagsinformation för att låta mer relevant, exempelvis: “Jag såg att du precis blivit säljdirektör! Grattis! Jag har träffat många personer i samma sits och känner väl till de utmaningar som kommer med rollen, jag tror min tjänst kan hjälpa dig med... ” och sen fortsätta med ditt anpassade erbjudande. Vi vet att det är svårt att lyckas varje gång men övning ger färdighet och om du behöver inspiration till din pitch har vi fler tips för hur du författar ett perfekt säljmanus här.
4. Ta kontakt och berätta varför du ringer
Du har det perfekta företaget, det perfekta säljmanuset samt kontaktuppgifter till rätt kontaktperson i företaget, NU är det dags att pitcha! Människan är naturligt misstänksam när ett okänt nummer ringer till dem så var noga med att presentera dig direkt och fråga om personen har tid att prata. Efter att du mjukat upp ditt prospekt är det dags för att förklara varför du ringer. Referera till varför du tror att timingen kan vara bra att ta ett möte, genom att exempelvis hänvisa till en förändring som nyligen skett. Då verkar du betydligt mer påläst vilket ger dig mer förtroende. Om prospektet är så pass upptagen att hen vill avsluta under de första sekunderna, fråga när hen har en ny tid att tala.
5. Hantera invändningar
Det är viktigt att kunna sitt erbjudande utan och innan. Om du kan allt om din produkt eller tjänst blir du bättre på att både presentera den samt att hantera eventuella invändningar. Detsamma gäller för företaget du ska kontakta, ju mer påläst du är om dem desto lättare är det att hantera invändningar. Om prospektet har många frågor, föreslå att ni bokar in ett möte för att besvara frågorna. Underlätta för dig själv genom att skriva ner de vanligaste invändningarna du får och öva regelbundet tillsammans med kollegor genom att turas om att vara både säljare och prospekt.
6. Få en tid i kalendern.
När du fått med alla på tåget är det viktigt att komma ihåg att inte lägga på och vara nöjd så. Se till att hitta en tid för ett möte i kalendern, det är ju faktiskt det hela processen i mötesbokning går ut på. Ett möte betyder en chans att få berätta mer om din produkt eller tjänst och att du är ett steg närmare att kunna stänga en affär. Förklara gärna också vad du har för förväntningar på mötet. Ifall du har några kontrollfrågor som behöver besvaras, passa på att ställ dem direkt.
3 extra tips för mötesbokning
När du har stegen ovan på plats så finns det några övriga tips, eller hacks, för att få ännu mer tur med mötesbokningen:
1. Klockslag spelar roll
Förmiddagar mellan 08-09 och eftermiddagar mellan 16-17 är bästa tiderna att ringa eftersom efter 09, respektive innan 16, är det vanligare att ditt prospekt sitter i möte. Om du är den första personen ditt prospekt pratar med den dagen så är sannolikheten dessutom större att personen är villig att lyssna.
2. Boka in en tid
Avsluta din presentation med att fråga efter en tid i kalendern. Ett bra “sales-hack” är att ge två alternativ: “Skulle imorgon klockan 10.00 passa dig bäst eller torsdag klockan 14.00?” Då gör du det svårare för motparten att säga nej utan hen kommer istället välja mellan de två alternativen du gett.
3. Dokumentera vad som fungerar
Dokumentera vinnande strategier och tips för er säljorganisation i en sales playbook. Ni kan bland annat dokumentera ett par säljpitcher, vilka tider ni ska ringa, vad ni har för idealkundsprofil och tips på invändningshantering. Detta säkerställer att alla säljare arbetar enligt praxis och att nya säljare kommer igång snabbare vid onboarding.
Sammanfattning
Mötesbokning kan kännas som en konst i sig då förberedelserna blir lätt en tid- och energitjuv. Men i många fall är mötesbokningsfasen lika viktig som förhandlingsfasen, eftersom du redan i mötesbokningen sätter tonen för resten av säljprocessen. Den uppfattningen som prospektet får av ditt bolag kommer hänga med under hela resan. I detta inlägg har vi delat med oss av kunskap och tips om hur du ska effektivisera din mötesbokning, det enda som finns kvar att säga är: Kör hårt!
Ps. Vill du ha fler tips? Kika in våra andra bloggar om just mötesbokning!