Så bokade Vainus team om 10 personer 323 nya säljmöten på 3 veckor

Alla som jobbar med sälj vet att det är viktigt att boka möten för Q3 och Q4 under augusti. Därför kom vi på Vainus Stockholmkontor tillbaka från semestern med målet att fylla våra kalendrar och pipelines. Vår team med 10 personer lyckades boka 323 möten på tre veckors tid (7–25 augusti).

Nio av tio av dessa möten bokade vi genom kallsamtal. I den här bloggposten ska jag berätta hur. Framförallt 5 saker hade betydelse för våra mötesbokarresultat:

• Vi förbättrade en specifik metric: antalet nystartade dealar i vårt CRM
• Vi fokuserade inte på branscher utan bolag med aktiv försäljning
• Vi bröt ner veckomålet för att skapa momentum tidigare under veckan
• Vi fick in två nya kollegor som ledde genom exempel
• Våra aktivitetsmål var samma för alla

I början av augusti skrev jag en text med rubriken 7 tips - Så kickstartar du säljhösten. Ett av tipsen var att välja en viktig sälj-metric och fokusera på att förbättra den. Inför hösten pluggade vi vår säljmatte och kom fram till följande:

• Våra säljare behövde ringa i genomsnitt 4,97 samtal för att boka ett möte under H1.
• Cirka 30 procent av de samtal där vi fick svar ledde till ett möte.
• Den höga siffran för samtal/möte berodde på att vi ofta ringde över tio samtal till samma företag. De företag som fick så många samtal var ofta organisationer där vi försökte nå exempelvis VD:n som var den enda beslutsfattaren vi ansåg passande att pitcha vår platform för. Denna grupp företag tog mycket tid!
• Trots ca. 1 500 prospekt i pipeline-stadiet ’ringlista' insåg vi att vi behövde fler nya prospekt att ringa till på veckobasis.
• I snitt startade en säljare 18,6 nya dealar i Pipedrive CRM…
• … och bokade 6 möten per vecka under H1.
• Vi ville testa tesen: om vi kan dubbla antalet nystartade dealar så kommer vi få bättre mötes-hit rate på våra kalla samtal.
• Vi satte målet till 35 nya dealar/vecka i vårt CRM

Resultatet? Redan första veckan bokade vi i snitt 66 procent fler möten per person

En anledning till att vi lyckades skapa så många nya deals är att vi ändrade sättet vi prospekterar på i Vainu, vår egen plattform. Istället för att prospektera med hjälp av traditionella filter som bransch och bolagsstorlek har vi nu lagt ett större fokus på att hitta aktiva säljorganisationer som redan använder digitala system och som har haft en "tillväxt köpsignal" kopplad till sig den senaste tiden.

Så här hittar du rätt bolag att kontakta

Med öppen data kan du filtrera fram företag med en rad specifika karaktärsdrag. Så här använde vi Vainu för att hitta de bolag vi riktar in oss på:

1. Vi kombinerade Vainus affärsområdes-filter och en sökning efter ”B2B-bolag” med en fritextsökning för att hitta B2B-företag med ord som ”försäljningschef”, ”boka demo” och ”priser” på hemsidan.
2. För att hitta företag som använder en viss teknik använde vi Vainus teknik-filter. Med detta kan du exempelvis få fram alla bolag som använder HubSpot, Giosg eller Salesforce. Vår plattform har även en funktion som tillåter dig att filtrera fram de bolag som har högst ”digitaliseringsindex”. Digitaliseringsindex beräknar vi genom att ge företag poäng efter vilka och hur många digitala verktyg de använder samt hur aktiva de är på sociala medier.
3. För att hitta bolag som har givit en tillväxtsignal den senaste tiden använde vi Vainus signals-filter och kollade efter bolag som exempelvis: ”utsett en ny försäljningschef”, ”rekryterat säljare”, ”lanserat nya produkter nyligen” eller ”öppnat upp ett kontor”.

Statistiken säger att i 35 till 50 procent av fallen är det leverantören som kontaktar först när ett behov uppstår som får affären.

Gör det som krävs, inte det som är roligast

”Eat that frog” är ett känt uttryck från Brian Tracy som syftar på att göra den sak på sin to-do-list som är jobbigast och som det är störst risk att man skjuter upp. För många är mötesbokning den stora grodan. Under H1 var vi på Vainu, handen på hjärtat, för dåliga på att prioritera vårt mötesbokarmål.

För att öka motivationen att nå de 10 bokade möten per vecka som är vårt mål insåg vi att vi behövde lägga till ett delmål. Vi bestämde att alla ska ha bokat sex möten innan kl. 17:00 varje onsdag.

Starka säljare leder genom exempel

Alla säljorganisationer behöver personer som leder genom exempel. Vi fick in två starka nya medarbetare, Louise Söderquist och Christoffer Bridholm, i augusti. De har haft en positiv inverkan på hela teamet. Genom att komma igång med mötesbokningen direkt inspirerade de sina kollegor från dag ett.

Min roll som landschef handlar mycket om att vara tydlig med målsättningar och skapa strukturer som hjälper alla säljare på Vainu att bli framgångsrika. I synnerhet handlar det om att vara ärlig med det jobb som krävs för att bli en toppsäljare - Louise och Christoffer vet vad som krävs och de levererar i enlighet med det.

Som vår Co-Founder Pietari Suvanto sa till mig innan hösten kickade igång: "Your performance = your team's performance.” Samma sak säger jag till de som är med i management teamet i Stockholm. Samtliga aktivitetsmål och deadlines gäller för alla på kontoret. Jag anser att det är först när en ledare når sina mål som de kan ställa krav på sina kollegor.

Winning is not a sometime thing; it's an all the time thing. You don't win once in a while... you don't do things right once in a while... you do them right all the time. Winning is habit. – Vince Lombardi

Det är mycket viktigt att sträva efter att bygga en säljkultur där normen är att nå alla mål. Stora såväl som små. Vi på Vainu kommer fortsätta nå de små och stora målen och boka 100+ möten varje vecka.

Leder du en säljorganisation? Då hoppas jag att vi kan ha ett möte snart så att jag eller någon av mina motiverade medarbetare på Vainu kan visa hur dina säljare också kan slå mötesbokar-rekord under H2.